Einführung der E-Rechnung gestartet

Syke (tb). Die E-Rechnung kommt! Dass sich darauf nun jeder Unternehmer im Sinne des Umsatzsteuergesetzes (UStG) einstellen muss, verdeutlichte Steuerberater Joachim Kramer im jüngsten Landvolk Mittelweser Forum. Ab 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmer technisch in der Lage sein E-Rechnungen zumindest in Empfang zu nehmen. Für die Versandpflicht gilt noch eine Frist bis 1. Januar 2028 bzw. 1. Januar 2027 für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro. 

Das Bundesfinanzministerium (BMF) kündigte in seinem Schreiben zur E-Rechnung im Oktober an: „Eng verbunden mit der Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung für inländische B2B-Umsätze ist die zu einem späteren Zeitpunkt gesetzlich einzuführende Verpflichtung zur zeitnahen und transaktionsbezogenen elektronischen Meldung von bestimmten Rechnungsangaben an die Verwaltung.“ Mit diesen Meldungen möchte das BMF künftig dem Umsatzsteuerbetrug entgegenwirken. 

Grundsätzlich von der E-Rechnungspflicht befreit sind Rechnungen über steuerfreie Leistungen, wie z. B. Pachtzahlungen, aber auch Kleinbeträge bis 250 Euro sind von der Ausstellungspflicht ausgenommen. Auch Umsätze an private Endverbraucher oder mit ausländischen Unternehmen brauchen keine E-Rechnung zu nutzen, erklärte Kramer. 

Ausnahmen von der Ausstellungspflicht:

• Rechnungen über Leistungen, die nach § 4 Nummer 8 bis 29 UStG steuerfrei sind
• Rechnungen über Kleinbeträge bis 250 Euro (§ 33 UStDV)
• Fahrausweise (§ 34 UStDV)
• Umsätze an private Endverbraucher (B2C)
• Umsätze mit ausländischen Unternehmern

Wer als Unternehmer gilt, stellte der stellvertretende Buchstellenleiter beim Landvolk Mittelweser anschließend klar. So gilt die Beziehung zwischen Landwirt und Molkerei als klassisches B2B-Geschäft, bei dem zudem auch die der Gutschriftsweg der Rechnung unter die E-Rechnungspflicht fällt. Auch die private Vermietung von Monteurswohnungen an Mitarbeiter eines Handwerksbetriebs gilt umsatzsteuermäßig als Geschäft zwischen Unternehmern. Ein Schornsteinfeger, der eine Dienstleistung in einem Privathaushalt tätigt, ist wiederum ausgenommen von der E-Rechnungspflicht. „Dass die Dame aus dem Beispiel mit den Monteurswohnungen als Unternehmerin gilt, ist vielen auf Anhieb nicht klar“, erklärte der Referent. 

Folgende Umsätze sind demnach von der E-Rechnungspflicht betroffen: 

• nur Umsätze zwischen inländischen Unternehmern
• auch Umsätze, für die der Leistungsempfänger die Steuer schuldet (§ 13b UStG), wenn sowohl Leistender als auch Leistungsempfänger im Inland ansässig sind
• auch Umsätze, die der Durchschnittssatzbesteuerung für land- und forstwirtschaftliche Betriebe unterliegen (§ 24 UStG)
• auch Umsätze der Kleinunternehmer

Bisher musste man in einer Geschäftsbeziehung dem Empfang elektronischer Rechnungen zustimmen. Seit Jahresbeginn wird vorausgesetzt, dass die technische Voraussetzung für die Entgegennahme einer E-Rechnung besteht. Hier reicht eine gültige E-Mail-Adresse. Doch Joachim Kramer rät dringend, für buchhalterisch unterschiedliche Unternehmensteile oder Firmen bereits jetzt unterschiedliche E-Mail-Adressen einzurichten. Das sei bei vielen Anbietern in der Regel kostenlos und leicht einzurichten. 

Anschließend ging Kramer auf die Inhalte der E-Rechnung ein. Was muss inhaltlich drinstehen und welchen technischen Anforderungen muss sie genügen? „Selbstverständlich muss eine elektronische Rechnung dieselben umsatzsteuerrechtlichen Pflichtangaben enthalten, wie eine Papierrechnung“, sagte er. Bei einem Dauerschuldverhältnis, z. B. bei einem Mietverhältnis, reiche eine Rechnung für den ersten Teilzeitraum aus, aus der hervorgeht, dass es sich um eine Dauerrechnung handelt. Bei einer Mieterhöhung werde dann wieder eine Rechnungsänderung erforderlich. Wichtig: Besteht die Pflicht zur Erstellung einer E-Rechnung, es wird aber eine „alte“ Rechnung als PDF oder in Papierform erstellt, entfällt der mögliche Vorsteuerabzug.

Die Aufbewahrungs- bzw. Speicherpflicht der E-Rechnungen liegt beim Rechnungsempfänger. Dieser muss den strukturierten, d. h. den maschinenlesbaren Teil so aufbewahren, dass die Anforderungen an die Unveränderbarkeit gegeben sind. Weiter muss die E-Rechnung von der Finanzverwaltung maschinell auszuwerten sein. Als die beiden bedeutsamen Formate nannte Joachim Kramer die sogenannte X-Rechnung im strukturierten XML-Format und das hybride ZUGFeRD-Format, in dem sowohl das XML-Format, als auch ein lesbares PDF-Format mit Briefkopf und ggf. Firmenlogo vorhanden ist. ZUGFeRD steht dabei für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Als Programmlösung für die Einbindung der E-Rechnung in den laufenden Betrieb legte Joachim Kramer den rund 230 Teilnehmern des Landvolk Mittelweser Forum nahe, die gleiche Software zu nutzen, wie ihr Steuerberatungsunternehmen. Neben Addison und Just Farming, die beim Landvolk Mittelweser im Einsatz sind, kommen DATEV, ZRE und andere Anbieter genauso in Frage. „Dieselbe Software erleichtert natürlich die Zusammenarbeit“, erklärte der Steuerberater. 

„Der neue Zeitplan, dass alle Buchführungen bis Ende 2027 digitalisiert sein sollen, setzt uns ziemlich unter Druck“, sagte Kramer abschließend. „Die Bereitstellung eines E-Beleg-Archivs haben wir auf den Servern unseres Software-Partners bereits sichergestellt.“ Nun gelte es, die Mandanten bei der Umstellungsphase zu unterstützen und auf dem Weg zur digitalen Buchführung eng zu begleiten. Das Landvolk Mittelweser bietet bereits im Januar Schulungen in den entsprechenden Software-Programmen an. Weitere Infos gibt es im Internet unter www.landvolk-mittelweser.de/e-rechnung.

An eigenen Maßnahmen legte Joachim Kramer den Zuhörern nahe, bereits jetzt auf digitale Rechnungen mit Kunden und Lieferanten umzusteigen, Papierbelege zu reduzieren, getrennte E-Mail-Adressen zu nutzen und eine revisionssichere digitale Ablage einzurichten. „Stellen sie um auf digitale Kontoauszüge, führen Sie Online-Banking ein und klären Sie den Beleglauf auf Ihrem Betrieb. Das erleichtert Ihnen bereits enorm den Weg in die digitale Buchführung“, schloss er seinen Vortrag.

Eigene Maßnahmen:

• Umstellung auf digitale Rechnungen mit Kunden/Lieferanten (Reduzierung Papierbelege, getrennte E-Mail-Adressen, revisionssichere digitale Ablage)
• Umstellung auf digitale Kontoauszüge
• Umstellung des Beleglaufes auf dem Betrieb
• Umstellung des Zahlungsmanagements
• ggf. Einführung von Online-Banking

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